Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thuê văn phòng 0m2

Văn phòng ảo còn được gọi là văn phòng cho thuê 0 m2. Trên thế giới, dịch vụ này đã có từ rất lâu, còn ở Việt Nam thì khá mới mẻ. Hiện hãng cung cấp dịch vụ văn phòng ảo được nhiều doanh nghiệp lựa chọn là Regus, G- Office, Văn phòng trọn gói… Khi sử dụng dịch vụ này, khách hàng không phải chuyển đồ đạc, trang thiết bị đến mà chỉ đặt biển hiệu, logo của công ty mình tại đó. Ngoài ra, doanh nghiệp không cần thiết phải có nhân viên làm việc thường trực. Bộ phận nhân sự của văn phòng ảo sẽ trả lời điện thoại, nhận fax, email và các giấy tờ liên quan với tư cách là thư ký của công ty. Sau đó, tất cả những thông tin này sẽ được gửi đến tận nơi cho khách hàng.

Anh Nguyễn Minh Khuê, Giám đốc Công ty Abix, cho biết, công ty anh đã có trụ sở chính rộng hơn 200 m2 nhưng ở vị trí khuất nên quyết định thuê văn phòng ảo tại Regus. Địa chỉ công ty nằm ở vị trí đắc địa (59A Lý Thái Tổ, quận Hoàn Kiếm) là cách thức để nâng cao thương hiệu nhanh nhất. “Không thể để khách hàng tìm đến vị trí hẻo lánh để giao dịch. Khi tọa lạc ở những vị trí đắc địa cũng có nghĩa là thương hiệu của công ty được nâng lên”, anh Khuê chia sẻ. Cũng theo anh Khuê, trung bình thuê một văn phòng khoảng 20 m2, với chi phí 50 USD một m2, mỗi tháng doanh nghiệp cũng mất khoảng 1.000 USD. Trong khi đó, thuê văn phòng ảo, công ty anh chỉ mất khoảng 200 USD mỗi tháng, tiết kiệm đến 80% chi phí.

Làm tư vấn xúc tiến đầu tư, anh Lê Ngọc Quang, Chủ tịch HĐQT Công ty Marketlink2vnconsulting đã “đóng đô” tại văn phòng ảo hơn một năm. Do tính chất công việc làm độc lập, chủ yếu qua email và điện thoại nên anh không muốn mất công đầu tư quá nhiều chi phí cho trang thiết bị nội thất. “Mỗi khi có giao dịch hoặc gặp mặt trực tiếp khách hàng, tôi thường ra quán cafe hoặc đặt lịch trước với nơi cung cấp văn phòng ảo”, anh Quang nói.

Muốn thuê chỗ ngồi, khách hàng phải trả thêm chi phí.

Giá của văn phòng ảo dao động trong khoảng 60-300 USD mỗi tháng, tùy theo dịch vụ. Khi có nhu cầu sử dụng chỗ ngồi, khách hàng sẽ trả giá thuê theo giờ đăng ký. Giá này phụ thuộc nhiều vào dịch vụ đi kèm như trả lời đối tác của khách hàng bằng tiếng anh, làm sổ sách báo cáo thuế… Thông thường, phòng họp sẽ gồm đầy đủ các trang thiết bị như máy photocopy, fax, scan…

Trong điều kiện kinh tế khó khăn, khá nhiều doanh nghiệp đã tìm đến văn phòng ảo. Theo ông Trịnh Đức Phú, Trưởng phòng Văn phòng trọn gói tại 101 Láng Hạ, Hà Nội, mỗi ngày, dịch vụ của ông có khoảng 10 người đến hỏi thuê.

Còn ông Huỳnh Quang Việt, Giám đốc Công ty IncomNet, cho biết, sau khi thử nghiệm, văn phòng ảo G-Office (TP HCM) được khá nhiều người quan tâm. Văn phòng của ông hiện có hơn 300 khách hàng, trung bình mỗi tháng có khoảng 30 giao dịch thành công. Trong đó, khách hàng hỏi thuê chủ yếu thuộc về ba đối tượng là những người mới lập nghiệp, các công ty mở văn phòng đại diện hoặc văn phòng giao dịch loại nhỏ. Trong số này, doanh nghiệp có trụ sợ chính ở miền bắc chỉ chiếm khoảng 3%.

 

Phòng họp tại văn phòng ảo của Regus.


Thực tế, ông Việt nói, mô hình văn phòng ảo được trang bị hoàn hảo hơn là văn phòng cho thuê thật. Bởi không phải văn phòng thật nào cũng có đủ những trang thiết bị hiện đại như vậy. Phải là những doanh nghiệp lớn mới có tiềm năng đầu tư máy chiếu, hệ thống tổng đài chăm sóc khách hàng, phòng họp chuyên nghiệp… “Bởi vậy trong thời buổi kinh tế khó khăn, việc sử dụng văn phòng ảo sẽ là phương án rất khả thi tạo cơ hội cho những công ty vừa và nhỏ thâm nhập thị trường”, ông Việt khẳng định.

Theo đánh giá, dịch vụ này có nhiều ưu điểm, như giảm thiểu tối đa chi phí, lịch sự vì tọa lạc ở những tòa nhà sang trọng. Tuy nhiên, nó cũng có một số nhược điểm như khách hàng muốn gặp đối tác phải hẹn trước và thời gian tiếp khách bị bó buộc theo số giờ đã đăng ký. Ngoài ra, một số doanh nghiệp cũng lo ngại vấn đề pháp lý, đặc biệt là thủ tục đăng ký kinh doanh cho văn phòng ảo.

Trao đổi với về vấn đề pháp lý của văn phòng ảo, ông Đặng Minh Tuấn, chuyên viên phòng đăng ký kinh doanh số 2, Sở Kế hoạch Đầu tư, cho biết, văn phòng ảo là thuật ngữ không có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Ông Tuấn cho rằng, khoản 1 điều 35 của Luật Doanh nghiệp quy định rõ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp… có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố… số điện thoại, số fax, thì văn phòng ảo đã đáp ứng đủ. “Hiện tại, hình thức thuê văn phòng ảo làm nơi giao dịch vẫn còn khá mới mẻ. Doanh nghiệp không có mặt thường xuyên tại văn phòng nhưng nếu đăng ký kinh doanh đúng pháp luật, vẫn có giao dịch đầy đủ với khách hàng thì không có luật nào cấm”, ông Tuấn nhấn mạnh.
văn phòng cho thuê

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp ngay từ đầu

Dịch vụ  cho thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp ngay từ đầu

Dịch vụ  cho thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp ngay từ đầu: Mô hình văn phòng ảo xuất hiện trên thế giới đã hơn 20 năm, nhưng ở Việt Nam, nó mới chỉ chính thức được biết đến từ năm 2006. Song dù ở đâu và vào thời điểm nào, để đầu tư kinh doanh mô hình văn phòng ảo, những yếu tố chính luôn là vị thế văn phòng, công nghệ và đội ngũ nhân viên.

Vị trí thuê văn phòng là quan trọng nhất. “Phải có những vị trí ở khu vực trung tâm để cho thuê. Vì các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có khả năng thuê tại những vị trí này mới tìm đến mình”, đại diện Công ty Giải pháp Thông minh (TP.HCM), cho hay.

Hiện giá thuê văn phòng hạng A tại TP.HCM tính đến hết quý III/2009 là khoảng 60 USD/m2/tháng. Nếu doanh nghiệp định thuê văn phòng có diện tích 300 m2 thì phải chi 18.000 USD/tháng. Trong khi đó, với 300 m2, văn phòng ảo sẽ phục vụ được hơn 300 khách hàng.

Ngoài ra, việc đầu tư công nghệ thông tin như phòng họp truyền hình (hỗ trợ trong các cuộc họp quốc tế), hệ thống máy fax, điện thoại… cũng rất cần thiết. Bởi khi đến văn phòng ảo, khách hàng chỉ việc mang theo máy tính xách tay, còn lại mọi thứ đã được công ty chuẩn bị sẵn.

Đội ngũ nhân viên cũng là yếu tố đóng góp cho thành công của doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo. Các nhân viên sẽ được phân chia vào các bộ phận: lễ tân, nhận fax, email… của từng khách hàng khác nhau. Ngoài ra, văn phòng ảo còn có bộ phận kế toán báo cáo thuế, bộ phận kỹ thuật phục vụ các yêu cầu kỹ thuật công nghệ. Đầu tư kỹ lưỡng, chuyên nghiệp là thế nhưng bài toán kinh doanh và thu lời cũng không đơn giản.

Lợi nhuận chậm mà chắc

Thông thường, các dịch vụ trong kinh doanh văn phòng ảo sẽ được chia thành các gói cước với các mức phí khác nhau, phục vụ nhu cầu đa dạng của khách hàng.

Còn lợi nhuận thu được từ loại hình này tùy thuộc vào lượng khách mà doanh nghiệp có. Tuy nhiên theo chị Cúc, G-Office, lợi nhuận sẽ có khi lượng khách được kha khá. Như doanh nghiệp chị khi có chừng 300 khách thì bắt đầu tính đến lợi nhuận. Hiện G-Office có hơn 500 khách hàng trên diện tích 500 m2. Tỉ suất lợi nhuận trên doanh thu của Công ty dao động trong khoảng 10-15%.

Cùng ý kiến với chị Cúc, giám đốc một doanh nghiệp cho thuê văn phòng ảo (không muốn nêu tên) tại TP.HCM, cho hay, để thu hút khách, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách thức ưu đãi, khuyến mãi khác nhau như tư vấn lập website, thành lập văn phòng ở nước ngoài…

Tuy nhiên, gần đây một số vấn đề pháp lý nảy sinh liên quan đến văn phòng ảo khiến nhiều doanh nghiệp kinh doanh loại hình này khá bức xúc. Đến nay, không có thông tư, nghị định nào không cho phép doanh nghiệp kinh doanh văn phòng ảo. Nghĩa là loại hình này được hoạt động bình thường. Thế nhưng, các cơ quan chức năng vẫn chưa đưa ra khung pháp lý cho loại hình này.

Dịch vụ  cho thuê văn phòng ảo chuyên nghiệp ngay từ đầu

khung pháp lý cho văn phòng ảo

văn phòng ảo gần đây, nhiều doanh nghiệp tại TP.HCM, Hà Nội và Đà Nẵng đưa ra dịch vụ cho thuê “văn phòng ảo”, văn phòng trọn gói, văn phòng chia sẻ... với lời giới thiệu “chỉ cần 15 phút để thiết lập một văn phòng làm việc” và “tiết kiệm 90% chi phí”.

Cho thuê... địa chỉ

Với việc thuê văn phòng thông thường thì người thuê sẽ sử dụng diện tích, không gian mà mình thuê. Còn với dịch vụ “văn phòng ảo” thì khách hàng thuê dịch vụ này không thực sự sử dụng văn phòng như thông thường. Điểm cơ bản của dịch vụ này là khách hàng sẽ được sử dụng địa chỉ của văn phòng này để làm địa chỉ dùng trong đăng ký kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng, in địa chỉ trên danh thiếp, dùng địa chỉ để liên lạc, nhận thư từ, bưu phẩm.
Trụ sở không hồ sơ

Sau một thời gian dịch vụ cho thuê “văn phòng ảo” ra đời, Chi cục Thuế quận 1, TP.HCM phát hiện hàng trăm công ty cùng đăng ký hoạt động dưới một địa chỉ là phòng 606, tòa nhà Indochina Park Tower nêu trên.

Thấy hiện tượng lạ, chi cục này đã kiểm tra và ghi nhận căn phòng này có diện tích sử dụng khoảng 175 m2 do Công ty Cổ phần Mạng Truyền Thông Quốc Tế thuê từ một cá nhân và công ty này cho khoảng 420 doanh nghiệp khác thuê lại. Tính theo cách thuê văn phòng thông thường thì mỗi công ty được thuê chưa đến... nửa mét vuông!

Chi cục Thuế quận 1 cũng ghi nhận các doanh nghiệp có địa chỉ đăng ký kinh doanh tại đây nhưng không có nhân viên của doanh nghiệp tại “văn phòng ảo”, chỉ khi gặp khách hàng hoặc làm việc với cơ quan quản lý thì nhân viên mới xuất hiện.

Tương tự, Công ty TNHH Giải Pháp Thông Minh cũng cho gần 50 doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” tại phòng B305, B306. Công ty Xuất nhập khẩu và Xây dựng Đệ Nhất cũng cho khoảng chục doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” tại địa chỉ 231-233 Lê Thánh Tôn...

Đặc biệt, do tính chất “ảo” của dịch vụ này nên các doanh nghiệp đều không lưu giữ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp tại “trụ sở”. Trong khi đó, theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải lưu giữ các giấy tờ đăng ký kinh doanh, sổ sách, chứng từ kế toán tại trụ sở. Chi cục Thuế quận 1 cho rằng các doanh nghiệp có “văn phòng ảo” đều vi phạm quy định này.

Cần có quy định điều chỉnh
Chi cục thuế cũng tỏ ý lo ngại việc sẽ có nhiều cá nhân lợi dụng mô hình này để thành lập doanh nghiệp nhằm mục đích mua bán hóa đơn. Tuy nhiên, một cán bộ quản lý về thuế cho rằng nếu doanh nghiệp khai một địa chỉ nào khác dù “ảo” hay “thật” thì vẫn có thể mua bán hóa đơn, trốn thuế.

Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cho biết doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh chứ Sở không thể kiểm tra xem địa chỉ đó có thật hay không, hình dáng trụ sở ra sao. Ngoài ra, Sở cũng không có lý do để từ chối cấp phép đối với các doanh nghiệp sử dụng địa chỉ “văn phòng ảo”, bởi lẽ Luật Doanh nghiệp không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở doanh nghiệp.